Planejamento para desenvolvimento de um Sistema de Conhecimento

De forma genérica, o planejamento é a definição de um futuro desejado e de meios para alcançá-lo.

O Guia PMBOK®, publicado pelo Project Management Institute, Inc. (PMI), estabelece um conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, que podem também ser aplicados em projetos de gestão do conhecimento. Trata-se de uma metodologia genérica para o planejamento de projetos, composta por cinco grandes processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento; e nove áreas de conhecimento: Integração, Escopo, Tempo, Custo, Aquisições, Recursos Humanos, Comunicação, Risco e Qualidade.

No processo proposto, a fase de planejamento é composta por quatro atividades que irão nortear as demais fases.

Escopo

Delimitação do foco que será seguido, permitindo construir uma visão unificada do Sistema de Conhecimento em questão. Compreende a delimitação da fronteira do projeto, definindo e controlando o que está, ou não, incluído.

Identificação da equipe

O desenvolvimento de um projeto de Sistema de Conhecimento envolve seis profissionais :

1. Gestor do Conhecimento
2. Gestor de Projeto
3. Engenheiro/Analista do Conhecimento
4. Especialista/Provedor do Conhecimento
5. Desenvolvedor do Sistema de Conhecimentos
6. Usuário do Conhecimento

Gestor do Conhecimento
O Gestor do Conhecimento é o profissional que formula a estratégia de conhecimento em nível do negócio da organização. Ele inicia as atividades de desenvolvimento do conhecimento e distribui as atividades de conhecimento. Alguns projetos de Gestão do Conhecimento, podem conter apenas analistas de conhecimento (ex: desenvolvimento de conhecimento) e, sistemas de conhecimento (ex: distribuição). Uma outra atribuição do gestor do conhecimento é identificar a necessidade de desenvolvimento de especialistas, isto é, funcionários da empresa que atuam como instrutores internos.

Engenheiro/Analista do Conhecimento

O Engenheiro/Analista do Conhecimento dedica-se à análise e modelagem do sistema de conhecimento. Ele deverá identificar o contexto da tarefa intensiva em conhecimento, sua natureza, seus agentes, bem como o modelo de conhecimento e de comunicação que deverão ser componentes do projeto do sistema de conhecimento.


As habilidades requeridas do engenheiro do conhecimento são:

Habilidades Requeridas	Descrição
Representação do Conhecimento	Capacidade de entender a descrição do conhecimento fornecida pelo expert e representa-la de maneira apropriada
Averiguação	Uso de ferramentas (entrevistas, questionários) para obtenção do conhecimento do expert
Competências Humanas	Habilidades de entrevista para adquirir o conhecimento do expert de maneira amigável e cooperativa
Visualização	Capacidade de visualizar a concepção do design do sistema antes de iniciar o registro das ideias
Raciocínio Analítico	Capacidade para, através da análise dos dados e informações, encontrar o método mais apropriado de representar o conhecimento e identificar as conexões
Criatividade	Uso de ideias e métodos para representação do conhecimento na estrutura do KBS
Gerenciamento	Gerenciamento do tempo e capacidade de delegação para concretizar as tarefas no prazo e orçamento previsto

Uma visão resumida dos conhecimentos, habilidades e atitudes requeridos são demonstrados na tabela abaixo:

Conhecimento	Habilidades	Atitudes
Modelos de representação do conhecimento; editores e ferramentas para extração; frameworks e sistemas; informática e ferramentas de busca	Comunicação; trabalho em equipe; organização e visão sistêmica	diplomática; comunicativa; curiosidade/pesquisadora; receptividade

Especialista/Provedor de Conhecimento

O Especialista do Conhecimento é o proprietário (humano) do conhecimento. Tradicionalmente é um especialista no domínio do problema. Porém, pode ser também um colaborador na organização que não tem esse status. O responsável por encontrar especialistas de fato, é o Engenheiro do Conhecimento.

Desenvolvedor do Sistema de Conhecimento


O Desenvolvedor do Sistema de Conhecimento é o profissional responsável pelo projeto e pela implementação do sistema de conhecimento. Ele necessita de formação em métodos de análise para poder compreender os requisitos formulados pelo Engenheiro do Conhecimento.

Gestor do Projeto de Sistema de Conhecimento


É o responsável por gerenciar o projeto do sistema de conhecimento. O gestor do Projeto do Sistema de Conhecimento deve ser responsável pelo controle, pela gestão de riscos e pelo monitoramento de requisitos ao longo do ciclo de vida do projeto.


Para um gerencimento adequado de projetos foram desenvolvidas algumas metodologias como a do Project Management Institute - PMI que consta no Project Management Body of Knowledge - PMBOK.

Usuário do Conhecimento


O Usuário do conhecimento é quem faz uso direto ou indireto do sistema de conhecimento. Ao construir um sistema de conhecimento, é imprescindível que o Engenheiro do Conhecimento envolva este ator desde o início, ema vês que automatizar tarefas intensivas em conhecimento afeta o trabalho destas pessoas. É importante assegurar que a interação seja com sua representação de interface. O Engenheiro deve validar o resultado da sua análise junto aos usuários do conhecimento.

Plano


Esta atividade compreende a visão macro inicial com o detalhamento das atividades possíveis que serão realizadas. É a descrição do curso pretendido das ações, o que inclui a definição das etapas, dos processos e das atividades/tarefas que serão realizadas aos longo do projeto de desenvolvimento de um Sistema de Conhecimento.


O plano do projeto é um documento usado para coordenar todas as atividades de planejamento, de forma a guiar, como uma linha mestra, a execução do projeto do sistema de conhecimento. O Gráfico de Gantt é uma ferramenta sugerida para auxiliar na sua elaboração. 

Cronograma


Deve tentar relacionar as atividades da fase de Contexto de Conhecimento, relacionadas no Plano do Projeto, levando em consideração as pressões envolvidas, com os seus respectivos prazos para a execução. O Gráfico de Gantt usado na elaboração do plano do projeto, pode também ser utilizado para acompanhamento das atividades e prazos estabelecidos.


O cronograma é um instrumento para o gerenciamento do tempo do projeto com o intuito de alcançar o término do mesmo no prazo estabelecido. Analisa e considera todos os recursos necessários, as restrições, assim como a duração e sequenciamento das atividades do projeto. Por este instrumento é controlado o andamento da implantação.

Fonte: EGC - Programa de Pós-Graduação Engenharia e Gestão de Conhecimento